Trưởng Phòng Tổng Vụ (General Affair Manager)

1. Organizing and monitoring all import and export activities according to the schedules.
Tổ chức và giám sát mọi hoạt động xuất nhập khẩu theo lịch trình.
2. Reviewing and authorizing all communications and documents intended for external circulation as part of import and export activities.
Xem xét và cho phép tất cả các thông tin và tài liệu cho lưu thông bên ngoài như là một phần của hoạt động xuất nhập khẩu.
3. Assigning, monitoring and reviewing the day to day GA activities to the staff.
Chỉ định, theo dõi và xem xét các hoạt động tổng vụ hàng ngày cho nhân viên.
4. Responsible for identification of raw material supply sources, coordinating with QA for vendor qualification process, collecting VQ documents and vendor assessment samples etc.
Chịu trách nhiệm xác định nguồn cung cấp nguyên liệu, phối hợp với phòng QA để thực hiện đánh giá nhà cung cấp, thu thập tài liệu VQ và biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp, v.v.
5. Arranging vendor audits as and when necessary and accompanying with the audit team as administrative supporter if needed.
Sắp xếp thanh tra nhà cung cấp khi cần thiết và đi cùng với nhóm thanh tra với tư cách là bên hỗ trợ hành chính nếu cần.
6. Maintaining vendor communications and collecting all product registration related documents from raw material vendors.
Duy trì liên hệ với nhà cung cấp và thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến đăng ký sản phẩm từ các nhà cung cấp nguyên liệu.
7. Planning and procurement of raw materials (imported raw materials) from approved vendors according to the approved specifications.
Lập kế hoạch và mua sắm nguyên liệu (nguyên liệu nhập khẩu) từ các nhà cung cấp được phê duyệt theo các thông số kỹ thuật đã được duyệt.
8. Monitoring of packing material and other raw materials procurement activities (from approved domestic sources) by other GA staff.
Kiểm tra vật liệu đóng gói và mua sắm nguyên vật liệu khác (từ các nguồn trong nước đã được phê duyệt) bởi các nhân viên Tổng vụ khác.
9. Preparation of purchase orders according to the approved procedures.
Chuẩn bị các đơn đặt hàng theo các thủ tục đã được phê duyệt.
10. Preparation of service agreements / contracts for material supplies.
Chuẩn bị các thỏa thuận dịch vụ / hợp đồng cung cấp nguyên liệu.
11. Overseeing the company’s IT activities and organizing external IT staff as and when require
Giám sát hoạt động Công nghệ thông tin của công ty và sắp xếp với nhân viên IT bên ngoài và khi được yêu cầu
12. Responsible for handling the server room.
Chịu trách nhiệm xử lý phòng máy chủ.
13. Supervising, guiding the HR and planning teams.
Giám sát, hướng dẫn nhân sự và lập kế hoạch nhóm.
14. Providing the trainings to the GA staff on General Affairs procedures.
Cung cấp đào tạo cho nhân viên GA về các qui trình Tổng vụ.
15. Providing support for HR and planning activities as and when required.
Cung cấp hỗ trợ cho hoạt động nhân sự và lập kế hoạch khi cần thiết.
16. Review of GA SOPs and documents
Xem xét các tài liệu và SOP của bộ GA.
17. Ensuring proper implementation of departmental SOPs and other QA procedures.
Đảm bảo thực hiện đúng SOP của bộ phận và các qui trình QA khác.
18. Any other job assigned by Vice General Director / Management.
Bất kỳ công việc nào khác do Phó Tổng Giám đốc / Các cấp quản lý phân công.